Como identificar os principais ganhos na adoção da Gestão de Dados.

Ao se propor a implantação de um programa de Gestão de Dados deve-se levar em consideração quais os principais ganhos que serão alcançados através do programa. Como a Gestão de Dados é baseada em um programa único com vários projetos, o mapeamento dos possíveis ganhos deve considerar esta característica. Ou seja, o mapeamento deve ser feito de forma local (ligado a uma iniciativa) e também de forma global (programa como todo).

De forma geral, os ganhos são muitos, alguns intangíveis, variam a cada empresa e, provavelmente, se mencionasse todos os ganhos possíveis eles renderiam um pequeno livro.

Ganhos Tangíveis:

O levantamento desses ganhos, de acordo com a realidade de cada empresa, e a transformação dos mesmos em valores monetários é extremamente importante, pois a partir desta análise as iniciativas podem ser iniciadas ou não.

Na prática, os executivos seniores das empresas não costumam patrocinar iniciativas de Gestão de Dados sem uma previsão detalhada do valor que será investido e também do retorno financeiro sobre este investimento.

Levar adiante tais iniciativas sem esses números, ou então com o retorno financeiro menor do que o gasto previsto, significa que serão prontamente descartadas.

Na visão dos executivos, se o mentor da iniciativa não sabe estimar e nem calcular o retorno da mesma, ele também não merece crédito e confiança para levá-la adiante. Portanto, evite-se basear apenas em valores intangíveis, sem um ROI estimado. Contudo, chegar ao número mágico sobre o ROI não é uma tarefa simples.

O levantamento do custo dos problemas ocorridos devido à má gestão dos dados como, por exemplo: multas, quebras de contrato, reprocessamentos, solicitações operacionais (processos de negócio) devido a erros nos dados, correções manuais, retrabalho no desenvolvimento das aplicações devido à utilização de fontes incorretas, levantamentos mal feitos, etc... é um bom inicio para se chegar ao valor, porém cuidado com a venda da iniciativa, pois a implantação da Gestão de Dados não resolverá instantaneamente as causas de todos esses problemas.

Também deve ser levado em conta se a empresa precisa informar dados e informações para agencias reguladoras ou se é auditada para verificação de conformidades em relação a controles internos e governança (Basiléia, Sarbanes Oxley, etc..). Nesses casos, a aderência a esses requisitos é mandatória, devendo ser calculado o impacto (em custo) da não aderência a tais requisitos e critérios.

Complementando os demais benefícios tangíveis encontrados, as informações dos cases aplicados em empresas similares, com fórmulas percentuais baseadas em pesquisas do mercado também costumam sensibilizar os executivos. Somente após a verificação dos valores tangíveis deve-se submeter à iniciativa para aprovação.

Ganhos Intangíveis:

Apesar da maioria dos benefícios serem diferentes em cada empresa, alguns poucos ainda são comuns à maioria. Relaciono abaixo os principais ganhos que normalmente são obtidos em todas as organizações que começam a adotar a Gestão de Dados em seu cotidiano. Entre os principais ganhos posso destacar:

- Mudança de cultura. Os dados e informações passam a ser reconhecidos como um importante ativo estratégico nas empresas;

- Melhor alinhamento entre as áreas de tecnologia (TI) e as áreas de negócio. Este alinhamento é uma premissa fundamental para o bom funcionamento da Gestão de Dados. Com isso, outras áreas dentro da TI como, por exemplo: as áreas de mapeamento de processos e as áreas de desenvolvimento de sistemas podem se beneficiar de um alinhamento já iniciado;

- A Gestão das operações de captura, armazenamento, proteção, planejamento, controle e garantia da qualidade dos ativos de dados são centralizadas em uma única disciplina: A Gestão de Dados. Com a centralização das operações, os custos das mesmas tendem a cair, pois os recursos são mais bem aproveitados e a ocorrência de retrabalho diminui;

- Criação da cultura do uso de indicadores de processo, qualidade e desempenho dos dados e informações. Esta cultura é importante, para manter a Gestão de Dados alinhada a estratégia da empresa;

- Conhecimento dos dados e informações utilizados através da adoção de um vocabulário único sobre as definições dos dados que circulam na empresa. Dessa forma, há uma melhor disseminação do conhecimento entre as pessoas - passagem do capital intelectual para o capital estrutural;

- Entendimento das principais necessidades de dados e informações da empresa, fornecendo um importante subsídio para estabelecer o planejamento para absorção, criação e/ou transformação de novos dados e informações para a empresa. Dessa forma, a empresa tem condições de definir o que realmente é importante em relação à utilização de dados e informações, bem como estabelecer prioridades em relação às futuras implementações e mudanças;

- Redução no tempo e no custo de desenvolvimento de novos sistemas e aplicações. Esta redução é obtida devido à adoção de arquitetura de dados mais estáveis e processos que envolvem a criação e alteração de modelos de dados;

- Redução dos riscos e falhas no desenvolvimento dos sistemas e aplicações;

- Eliminação ou redução drástica na quantidade de informações redundantes, contribuindo para reduzir os esforços em manter integra as informações que antes eram redundantes;

- Estabelecimento de mecanismos formais de segurança, acesso e disponibilização dos dados e informações, tornando os mesmo disponíveis a quem realmente necessita. Tudo isso de forma rápida e segura;

- Reutilização de dados corporativos e/ou compartilhados, através do gerenciamento dos dados mestres e dados de referência, contribuindo dessa forma para a melhoria da qualidade dos dados e também reduzindo os esforços, tempos e custos das aplicações;

- Melhoria na qualidade e confiabilidade dos dados e informações através do uso de dados cada vez mais: claros, precisos, íntegros, integrados, pertinentes e oportunos;

- Os dados manipulados nas empresas passam a ser realmente governados, ou seja, o exercício de autoridade e controle (planejamento, monitoramento e execução) sobre a gestão de ativos de dados é real. Isso é fundamental para a empresa se adaptar as regulamentações externas tais como a lei Sarbanes Oxley e Basiléia;

- Aumento da produtividade das pessoas que utilizam os dados e informações.

Considerações Finais:

Atualmente, os recursos tanto financeiros como de pessoas nas empresas estão cada vez mais escassos - em muitos casos, iniciativas com bons retornos são colocadas na fila de espera por falta de recursos ou então por razões de orçamento e alinhamento com a estratégia empresarial vigente. Portanto, ter um planejamento onde o custo da iniciativa é menor que o retorno também não significa que a mesma será aprovada.

Além disso, vale ressaltar que os benefícios não são atingidos em sua totalidade logo após a implantação da Gestão de Dados nas empresas, e sua curva (planejada) deve ser considerada na avaliação do investimento.

A figura a seguir mostra um exemplo de custos do projeto e custos operacionais da implantação da Gestão de Dados em uma empresa.

No exemplo acima, apesar dos benefícios começarem a aparecer durante a implantação do projeto, eles só foram conquistados integralmente depois de alguns anos após a conclusão do mesmo.

É importante destacar que mesmo após a implementação de cada iniciativa é fundamental estabelecer mecanismos de medição/avaliação dos benefícios levantados na iniciação dos projetos. Possíveis ações de melhoria deverão ser consideradas em novas iniciativas.

Desta forma, será possível concretizar o conceito de melhoria contínua e também demonstrar, em qualquer momento, o retorno que a Gestão de Dados traz para a empresa.