Sua empresa possui comitês de Governança de Dados?

Artigo escrito por Bergson Lopes, fundador da BLR DATA. Publicado originalmente no canal CIO em 19-10-2020. Clique aqui para acessar o documento original.

Uma das premissas básicas da Governança de Dados é a responsabilidade compartilhada pela gestão dos dados entre as áreas de negócio, tecnologia e o time Governança de dados. Para tanto, é necessário que o Programa de Governança de Dados estabeleça canais que viabilizem essa premissa.

Entre os principais canais, posso destacar os Comitês de Governança de Dados. São grupos formados por profissionais das áreas de dados, negócios e tecnologia envolvidos em maior grau com as iniciativas ligadas aos dados nas empresas.

Sua atuação, dependendo do tipo de comitê, abrange a definição de diretrizes, prioridades, resolução de conflitos, criação de novas iniciativas de melhoria com os dados e seus acompanhamentos, atuando nos níveis estratégico e tático das organizações.

Os comitês são necessários, pois são nessas estruturas que assuntos ligados aos dados são debatidos de forma corporativa por integrantes com diferentes conhecimentos, oriundos de diversas áreas da empresa.

Essa pluralidade evita concentrar todas as decisões relevantes a respeito das atividades de gestão de dados em uma única área, já que decisões unilaterais imediatas e até mesmo impensadas podem não ter um grau de flexibilidade ideal e podem comprometer a estratégia de negócio. Ou seja, pulverizam-se as atribuições em relação à tomada de decisão em temas ligados aos dados de forma a diminuir bastante a possibilidade de decisões parciais ou que possam impactar a empresa de maneira negativa.

A lógica da pulverização de conhecimentos e complementação de competências auxilia a demonstrar que as ações de gestão de dados são definidas de forma imparcial e com foco em decisões que se preocupem tanto com os negócios da companhia quanto com as diretrizes de controle estabelecidas pelos órgãos reguladores.

Outra vantagem em trabalhar com os comitês é a facilidade em comunicar os assuntos referentes aos dados para o público executivo. Em algumas empresas, o acesso a esse tipo de público é muito limitado. Aliás, este é um tipo de reclamação que costumo escutar de ambos os lados – técnico e executivo – durante a realização de assessments para estruturação da Governança de Dados. Contudo, com o estabelecimento de uma dinâmica de funcionamento para os comitês, a chegada das informações para os executivos segue um caminho padrão, sem burocracia e interferências indesejadas.

Por isso, quando falamos em Governança de Dados, o ideal é que a empresa possua pelo menos um comitê com viés executivo e outro com viés tático.

O Comitê Executivo de Governança de Dados deve ser a maior autoridade sobre os dados na organização. Ele é formado por um grupo de executivos de diversas áreas da empresa, incluindo geralmente: o CDO (Chief Data Officer), o CIO (Chief Information Officer), o CFO (Chief Financial Officer), o COO (Chief Operational Officer), e os heads das áreas: legal, compliance, riscos e demais setores fundamentais do negócio para o direcionamento estratégico da empresa.

O objetivo deste comitê é definir e chancelar as decisões, estratégias e diretrizes de Gestão e Governança de Dados no âmbito estratégico da organização e, eventualmente, tomar decisões em eventuais conflitos que são direcionados para essa estrutura.

Os assuntos tratados nesse comitê estabelecem todas as diretrizes que devem ser adotadas em relação à adoção da Gestão e Governança de Dados em toda a empresa. O que é estabelecido aqui não deve ser mudado sem prévia participação dos demais comitês de dados e equipes especialistas.

É recomendado que o comitê seja presidido por um executivo com alto prestígio e poder na empresa. De forma geral, não recomendo que essa liderança fique por conta do CDO, por mais prestígio que a pessoa que ocupa esse papel possa ter. A atuação do CDO como líder do comitê pode ser questionada em relação a um eventual conflito de interesses, principalmente em relação às demandas de analytics em curso. Apesar de, na prática, essa possibilidade parecer remota, vale uma adaptação de um ditado popular: não basta o CDO ser isento, ele precisa parecer isento.

Dessa forma, cabe ao CDO atuar como um importante facilitador nesse conselho, assessorando a direção do comitê. Caso a empresa não possua um CDO nomeado, essa função deve ser feita pelo responsável pelo Escritório de Governança de Dados (EGD). Por sinal, uma boa prática é incentivar a participação de um membro do EGD nos encontros, pelo menos no primeiro ano de funcionamento. Em muitas situações, quando o comitê é iniciado, as pessoas que compõem essa estrutura podem ficar perdidas, sem entender qual o propósito da participação de cada um no comitê. Como o profissional do EGD já tem vivência prática na implantação de comitês e é reconhecido como uma pessoa de referência no assunto, fica mais prático orientar e direcionar o andamento de cada encontro – porém, fica o alerta: o profissional do EGD deve obrigatoriamente ter essas habilidades.

O Comitê Executivo de Governança de Dados funciona por meio de encontros periódicos, definidos em seu regimento. O resumo de cada encontro, bem como as decisões e as ações propostas em cada reunião, são divulgados para todos os envolvidos por meio de atas nos canais definidos pelo comitê.

Além dos integrantes fixos nas reuniões do comitê, os encontros podem contar com convidados especiais que fornecem subsídios para tomadas de decisões que são discutidas em cada encontro.

Ainda sobre a composição desse comitê, recomendo que ele não seja iniciado com todos os integrantes em um primeiro momento. O ideal é que as primeiras reuniões ocorram com a participação de um público selecionado. Geralmente participam o CDO e o representante do EGD, o CIO, o patrocinador e mais dois executivos ligados às áreas de negócio fundamentais para a execução da estratégia corporativa da empresa. No decorrer do primeiro semestre esse público deve ser incrementado de forma gradual. Geralmente um Comitê Executivo de Governança de Dados opera em sua completude após seis meses de existência.

Comitês Táticos de Governança de Dados

Esses comitês são responsáveis por tratar de assuntos específicos de uma determinada função de dados ou ações de melhoria com os dados. Ao contrário do Comitê Executivo, que é único, os comitês táticos podem ser diversos, com temas e objetivos definidos e validados pelo Comitê Executivo.

São criados a partir da necessidade de colaboração de perfis e áreas diversas de uma empresa para atuar em assuntos específicos. São formados por profissionais que atuam no patamar tático da empresa (gerentes e alguns coordenadores) e profissionais do Escritório de Governança de Dados.

Alguns comitês táticos funcionam como uma estrutura de projetos, ou seja, são temporários e se destinam a atingir objetivos claros e definidos, sendo conduzidos por gerentes e coordenadores dentro dos parâmetros predefinidos de tempo, custo e recursos.

Um comitê tático tende a se reunir de forma mais frequente do que um comitê executivo. Geralmente as reuniões ocorrem em períodos semanais ou quinzenais, sendo tratados os pontos de atenção, novos planejamentos e controle sobre as ações planejadas para a implantação da iniciativa. Além disso, estão subordinados diretamente ao Comitê Executivo. Portanto, é recomendado que o resumo de cada encontro, as decisões e as ações propostas em cada reunião sejam comunicadas ao Comitê Executivo.

Apesar de obrigatoriamente participar de qualquer comitê tático, não é recomendado que um integrante do Escritório de Governança de Dados atue nesse papel. Esse integrante deve atuar como um orquestrador, facilitador, consultor. As decisões devem ser baseadas nas necessidades de negócio ou tecnologia – para comitês técnicos, com características de projeto. Dessa forma, nada melhor do que nomear para liderar esses comitês pessoas que representam as áreas mais afetadas.

Qual o melhor momento para iniciar a adoção dos Comitês de Governança de Dados?

Sem dúvida alguma, o melhor momento é logo após a realização de um assessment em gestão de dados. É a partir deste momento que os principais envolvidos tomam ciência do cenário atual da maturidade em relação aos dados, as expectativas, os pontos de atenção e principalmente o tamanho da jornada que deve ser cumprida para a empresa contar com dados adequados, que consigam sustentar o crescimento e a sobrevivência da empresa dentro de um mercado cada vez mais competitivo. Comitês criados antes do assessment tendem a não ser tão objetivos, pois provavelmente a empresa não possui um plano de evolução vigente, que considere de forma corporativa a evolução da gestão dos dados. Por outro lado, os comitês executivos criados muito tempo após a realização do assessment tendem a não ter uma boa adesão por parte dos membros do board, pois corre-se o risco do tema “dados” estar em uma evidência menor do que na época em que o panorama geral da empresa em relação a gestão dos dados foi conhecido. *Bergson Lopes é Presidente do Capítulo Brasileiro da Data Management Association (DAMA Brasil), CEO da BLR DATA e autor do livro Gestão e Governança de Dados