MDM sob a visão do negócio

O assunto MDM surgiu no país por volta de 2012, ainda de forma incipiente. Atualmente, com o aumento da competitividade entre as empresas e a adoção de estratégias baseadas em visões 360 graus dos Clientes, o assunto começa a ter mais visibilidade no cenário da Gestão de Dados. Neste post Bergson Lopes comenta as principais questões e necessidades de negócio envolvidas com o gerenciamento dos dados mestres nas empresas.

Indo direto ao assunto. Afinal, o que é o MDM?

MDM é a sigla de Master Data Management, também conhecido no nosso idioma como "Gestão de Dados Mestres". O MDM engloba um conjunto de metodologias, processos, soluções arquiteturais e software. Juntos ajudam os gestores de negócio a entender e gerenciar as características dos seus dados mestres, garantindo a coerência, controle na manutenção e condições de utilização desses dados.

Geralmente, um dado mestre (master data) nasce dentro da própria organização e possui características corporativas. É utilizado em vários processos que permeiam diversas áreas de negócio de uma empresa e são considerados extremamente importantes para a existência da mesma. Entre alguns exemplos de Dados Mestres posso citar: Produto, Cliente e derivações de papeis de uma pessoa, tais como: Paciente, Aluno, Fornecedor, Correntista, etc...

Uma das principais características de um Dado Mestre é a qualificação das transações de negócio, envolvidas com os processos do “core business” da empresa.

Em uma transação de compra de produtos em um site de comércio eletrônico, podemos afirmar que Cliente e Produto são dados mestres que qualificam uma compra, representada por uma Nota Fiscal. Uma Nota fiscal é emitida para alguém (Cliente) e faz referência à venda de um ou mais objetos (Produto). Sem essas duas informações não é possível emitir uma Nota Fiscal.

Vale ressaltar que dados mestres também não são limitados a valores (listas) de domínios preestabelecidos. Neste caso, geralmente, os dados são classificados como Dados de Referência (reference data). O Dado de Referência é um tipo de dado bastante comum nas organizações e também pode ser incluído dentro dos processos e práticas de uma solução MDM.

Os dados de referência possuem algumas características similares aos dados mestres. Por exemplo, classificam as transações, são compartilhados por várias áreas da organização, porém não são extremamente importantes para a existência da empresa. Além disso, também podem ser originados a partir das fontes externas à organização.

É importante diferenciar os conceitos sobre “dado mestre” e “dado de referência”, pois dependendo da estratégia adotada para adoção do MDM podemos iniciar com um tipo de dado ou outro. Geralmente iniciamos um programa de MDM com dados mestres quando há uma necessidade de negócio, alinhada com a estratégia da empresa. Nesses casos, o cálculo do ROI (return on investiment) é mais visível tornando o patrocínio para este tipo de iniciativa mais eficaz.

Quando há uma necessidade do uso da tecnologia mapeada pela TI, porém ainda não há uma necessidade de negócio formalizada, parte-se para a abordagem de implementar o MDM através de um projeto piloto utilizando um ou mais dados de referência. Nesses casos, não há uma estimativa de ROI tão exata e o ganho do projeto se resume basicamente: a economia de esforço no desenvolvimento das próximas aplicações da TI e a experiência adquirida na adoção da tecnologia. Apesar de ser uma abordagem mais simples, a probabilidade de fracasso no projeto, seguindo esta abordagem, é muito maior, pois não há o envolvimento total das áreas de negócio.

Por que o MDM é necessário?

A necessidade do MDM surge quando as empresas começam a entender os prejuízos decorrentes da má qualidade e também do alto grau de redundância de dados existente em suas bases.

De forma geral, muitas empresas ainda desenvolvem softwares orientados ao “ritmo dos projetos”, especificados para atender solicitações, muitas vezes isoladas, dos usuários das áreas de negócio ao invés de desenvolver softwares orientados à “arquitetura”, ou seja, verificando se as soluções são realmente necessárias, se estão aderentes às estratégias de negócio da empresa, se já existem partes a serem reutilizadas e considerando o impacto do desenvolvimento dessas aplicações em toda a organização.

Infelizmente, como o desenvolvimento orientado à arquitetura ainda é ignorado por boa parte das empresas, a multiplicação dos silos de dados ainda é uma realidade.

Com isso, cria-se uma série de sistemas que suportam seus diversos processos de negócio. Esses processos acabam sendo tratados de forma isolada, passando a conviver com diversas bases de dados, não integradas, uma para cada fase da cadeia de negócio.

Como exemplo, podemos citar uma cadeia de sistemas de uma instituição financeira, formada por aplicações responsáveis por: cadastrar produtos, cadastrar clientes, cadastrar fornecedores, cadastrar vendedores, simular cotações, emitir propostas, controlar o faturamento, pagar a comissão dos vendedores, gerir a central de atendimento, controlar garantias, etc.…. Todos trabalhando de forma isolada e suportando uma específica parte do processo de negócio as quais se destinam.

Traduzindo para o nosso mundo dos dados, o cadastro de clientes existe de forma proprietária em diversas aplicações desta cadeia, com formas desiguais, conceitos diferentes e obviamente não integrados. Em algumas situações, esta é a razão pela procura do MDM pelas empresas. Enfim, a solução é nada mais, nada menos do que um preço "caro" a se pagar devido a inexistência ou ineficiência de uma arquitetura de dados madura.

Outra situação comum necessária ao surgimento ou “aprimoramento” do MDM é o caso das fusões e novas aquisições entre empresas. Neste caso, em uma abordagem de curto ou médio prazo, o MDM assume um papel “integrador” na junção dos dados das empresas envolvidas. Por outro lado, se a empresa não passou (e nem vai passar) por esse tipo de mudança e possui uma arquitetura de dados robusta, sem redundâncias dos dados mestres, não há necessidade do MDM.

Entretanto, como sabemos boa parte das empresas, em algum momento, negligenciou a questão arquitetural, construindo bases proprietárias em momentos diferentes, por equipes distintas, com conceitos dispares, armazenando dados com regras diferenciadas e padrões de qualidade desiguais.

O MDM traz para as organizações a possibilidade de igualar, consolidar e unificar os conceitos dos principais dados mestres da empresa.

MDM como diferencial competitivo

Em um cenário econômico desfavorável, com investimentos cada vez mais escassos e um grau de exigência dos clientes cada vez mais alto, a competição entre as empresas torna-se cada vez mais acirrada. A fim de se manterem competitivas, as organizações precisam cada vez mais ter uma visão integrada dos seus dados mestres.

Se tomarmos como exemplo o dado mestre “Cliente”, chegamos a constatação de que atualmente as empresas buscam cada vez mais oferecer aos seus clientes uma melhor experiência de relacionamento e consumo nos diversos canais de acesso disponíveis. Para isso, o cliente precisa ser visto pelos diversos canais com a mesma visão consolidada, única, não importando o processo de negócio onde ele esteja acessando a organização. Cabe ao cliente decidir qual o melhor canal para se relacionar com a empresa. A conveniência é uma escolha do cliente, ele é que escolhe por onde irá acessar a organização, seja por uma central de atendimento, portal web, loja física, terminal de autoatendimento, etc.

Empresas que negligenciam a conveniência e ainda insistem em possuir bases com baixa qualidade e não consolidadas estão fadadas ao fracasso. Atualmente, situações antes comuns como, por exemplo, receber correspondências com diferentes nomes e endereços, campanhas de ofertas de produtos já adquiridos pelo cliente ou fora do perfil de consumo não são bem vistas pelos consumidores, tornando cada vez mais baixa a credibilidade da empresa perante aos mesmos.

Vale ressaltar que neste caso, a vantagem competitiva não é ter produtos mais baratos ou competitivos e sim, quão eficaz é o relacionamento e a comunicação com o cliente.

Considerações finais

Apresentei neste post as principais questões e necessidades ligadas ao negócio quando o assunto é o gerenciamento dos dados mestres.

Algumas empresas já tratam essas questões através de soluções manuais, muitas vezes desenvolvidas pelas equipes de TI, envolvendo diversos profissionais tentando melhorar continuamente a qualidade e a chancela dos dados mestres, entretanto, vale ressaltar que este tipo de iniciativa é bastante custosa e vulnerável a falhas.

De forma inteligente, uma solução de MDM reduz esses esforços, além de fornecer um resultado mais ágil e com mais qualidade. Trazendo para o negócio às informações certas na hora certa.

No próximo post falarei sobre as considerações que devem ser levadas em conta na implantação de uma solução MDM.

Até breve!

Sobre o autor:

Bergson Lopes Rego é Vice-presidente da DAMA Brasil e fundador da BLR DATA, empresa especializada em consultoria e treinamento em Gestão e Governança de Dados.

Membro do Conselho Editorial da Revista Data & Information. Autor do livro Gestão e Governança de Dados – Promovendo dados como ativo de valor nas empresas publicado pela editora Brasport.

Conduziu diversos projetos ligados a área de Gestão de Dados em empresas de grande porte nos segmentos: Financeiro, Seguros, Óleo e Gás, Governo, Construção Civil e Indústria.