Utilização de Indicadores de Desempenho Estratégicos na Gestão de Dados
Quando falamos em Gestão Estratégica, o uso de indicadores de desempenho como ferramenta estratégica não é nenhuma novidade, porém quando trazemos este assunto para a nossa disciplina, a Gestão de Dados, é possível observar que poucas empresas utilizam indicadores como instrumento de alinhamento com a estratégia da empresa.
O objetivo deste artigo é trazer para o leitor um pouco de teoria e dicas sobre esta poderosa prática.
Afinal, o que são Indicadores de Desempenho?
Os indicadores são instrumentos de qualidade que permitem avaliar o desempenho de algo, segundo três aspectos relevantes: controle, comunicação e melhoria. Os indicadores de desempenho permitem que as interpretações e decisões tomadas após a sua análise sejam baseadas em fatos, e não apenas em suposições. No nosso mundo, os indicadores de desempenho são obtidos, de forma periódica, a partir da coleta de informações, registros das operações e análises sobre os ativos de dados.
Os indicadores de desempenho podem ser utilizados nos patamares operacional, tático ou estratégico, sendo este último, o foco deste artigo.
Apesar de ser algo “simples” de ser entendido e aplicado na nossa disciplina, o uso de indicadores de desempenho pelas áreas de Gestão de Dados ainda é ignorado em boa parte das empresas brasileiras.
Por que utilizar Indicadores de Desempenho Estratégicos na Gestão de Dados?
Para entender e avaliar a efetividade da Gestão de Dados nas organizações torna-se necessário, o estabelecimento de parâmetros e medidas para avaliar o quanto essa “Gestão” contribui e está alinhada com a estratégia da empresa. Como resultado esperado, tais medidas devem facilitar o trabalho de gestão dos profissionais ligados às áreas de dados, bem como os profissionais do alto escalão da empresa. Esta mensuração vem responder a necessidade deste alinhamento, através do uso de indicadores estratégicos de desempenho.
Infelizmente, de forma geral, as empresas ainda estabelecem somente um conjunto de indicadores direcionados à avaliação do desempenho operacional das suas atividades. Isto ocorre principalmente nas empresas que implantaram a Gestão de Dados através de iniciativas do tipo bottom-up. Entretanto, o monitoramento deste tipo de indicador, apesar de necessário para verificar a produtividade e o dia a dia da área, não é suficiente para mostrar qual a real contribuição dos dados para a empresa.
Costumo falar para os meus clientes que, para ser efetiva, a Gestão de Dados deve ser Estratégica, portanto, seus resultados devem refletir esta característica. Com isso, cada vez mais, a área de dados estabelece seu foco e mantém firme o seu terreno. Uma das formas para atingir este objetivo é trabalhar com indicadores estratégicos.
Através da análise dos cenários, os indicadores estratégicos da Gestão de Dados colaboram com a empresa para identificar com clareza quais os seus pontos fortes, identificar novas oportunidades de negócios para a empresa, tomar conhecimento das suas fraquezas em relação aos dados, além de contribuir para a empresa estar preparada para as ameaças encontradas.
Ao estabelecer o foco estratégico da área, a tomada de decisão quanto às ações estratégicas, como também das táticas e operacionais serão mais assertivas, o que irá agregar de forma significativa à competitividade da empresa, e fará com que ela atenda às necessidades e expectativas do mercado. Para isto, esse tipo de indicador é uma excelente ferramenta, pois seus resultados refletem a realidade da Gestão dos dados da organização. Desta forma, caso ocorra algum imprevisto ou dificuldade durante a realização das ações, o gestor poderá visualizar as conseqüências, e com isso estabelecer as mudanças necessárias, no tempo necessário.
Sem isto, com o passar do tempo, a área de Gestão de Dados estará condenada ao fracasso.
Como adotar as melhores práticas para trabalhar com Indicadores Estratégicos na Gestão de Dados?
Chegar a um conjunto de indicadores desta grandeza não é uma tarefa fácil. Como vimos anteriormente, várias áreas de Gestão de Dados estabelecem seus indicadores de desempenho sem relacionamento algum com a estratégia atual da empresa. Algumas chegam a copiar os indicadores de outras empresas, outras ignoram esta ferramenta e não medem nem o desempenho operacional.
Relaciono abaixo algumas orientações úteis na adoção de indicadores estratégicos de desempenho de Gestão de Dados nas empresas. Ao todo, são dezessete dicas a seguir:
1ª - Conheça o mapa estratégico da empresa. Entenda a missão, visão, objetivos da empresa e quais as frentes e ações que foram desmembradas para alcançar tais objetivos. Sem isso, não adianta seguir em frente com o trabalho.
2ª - Crie o planejamento estratégico da área de Gestão de Dados, alinhado ao mapa estratégico da empresa. Este planejamento deve ser revisto periodicamente, de acordo com as mudanças na estratégia da empresa.
3ª - As principais informações do planejamento estratégico da área de Gestão de Dados devem ser refletidas na Estratégia de Dados da área. A Estratégia de Dados é o principal documento da área de Gestão de Dados que formaliza a existência desta estrutura organizacional na empresa. Através dela conseguimos dar reconhecimento formal às atividades de gestão dos dados e também institucionalizar áreas e organizações de apoio que irão atuar no gerenciamento dos dados da empresa.
4ª - Alinhe as expectativas do planejamento da área e estratégia de dados com a alta administração da empresa. Esta ação é importante para evitar diferentes entendimentos sobre a estratégia adotada pela empresa.
5ª - Antes de iniciar o mapeamento dos indicadores, tenha uma Arquitetura de Dados Corporativa definida e, se possível implementada. As informações dos indicadores ligados ao conceito de reuso serão obtidas através do conjunto de artefatos da Arquitetura de Dados Corporativa. Vale lembrar que o reuso está ligado diretamente à capacidade de a empresa ser ágil na tomada de decisão e assertiva nos custos quando necessitar desenvolver um novo tipo de dado.
6ª - Da mesma forma, a função Governança de Dados também deve existir com certo grau de maturidade na empresa. Os Curadores dos Dados, Conselhos e Comitês irão participar ativamente na análise dos indicadores propostos. Portanto, é fundamental que além de identificados, esses personagens validem os indicadores propostos antes do seu uso efetivo.
7ª - Entenda que os indicadores são obtidos através de componentes básicos. São eles:
Medida - É a avaliação de uma grandeza por meio da comparação com outra grandeza da mesma espécie tomada como unidade. Quando se mede o peso de uma pessoa, por exemplo, pode-se utilizar o quilograma como unidade, isto é, o objeto medido é representado como uma fração (ou múltiplo) do quilograma.
Métrica - Pode ser entendida como a relação entre duas medidas de grandezas iguais ou diferentes. Um exemplo poderia ser uma razão entre o número de erros encontrados em carga de dados e a quantidade de registros contidos nesta base.
Fórmula - Indica como o valor numérico (índice) é obtido.
Índice - Valor de um indicador em determinado momento.
Meta - São os índices atribuídos para os indicadores, a serem alcançados num determinado período de tempo. São pontos ou posições a serem atingidos no futuro. Devem ser mensuráveis.
8ª - Ao definir os indicadores faça as perguntas corretas. É importante destacar que na seleção dos indicadores estratégicos não se pode começar fazendo perguntas erradas, como por exemplo: Quais indicadores devemos utilizar? Quantos? Quais os mais fáceis de implementar?
E sim com as perguntas certas, como por exemplo: quais são os nossos objetivos estratégicos? Que informações serão necessárias para atingir os nossos objetivos? Como identificar os gaps que impedem o nosso alinhamento com a estratégia?
9ª – Os indicadores estratégicos devem ser traduzidos para uma linguagem clara e objetiva para os executivos. O conceito “reuso” é entendido pelos profissionais da área de dados, porém pode não ser entendido pelo alto escalão da empresa. Ao fornecer informações sobre este conceito, procure adicionar informações tangíveis como, por exemplo: Valor economizado com a reutilização de dados, Redução no tempo de desenvolvimento de novas iniciativas, etc.
10ª - Ao definir as metas de um indicador tenha em mente que as mesmas devem estar adequadas conforme sua estrutura, capacidade de envolvimento e investimento.
11ª - Implemente os indicadores aos poucos. Uma boa dica é implementar no máximo três novos indicadores a cada semestre.
12ª - Tal como os dados que devem possuir um curador, cada indicador deve possuir um responsável. Indicadores sem responsáveis por sua coleta e acompanhamento não são avaliados, tornando-se sem sentido para a área de Gestão de Dados.
13ª - Os conceitos e propósitos dos indicadores devem ser entendidos por todos os envolvidos. Uma boa prática é estabelecer uma ficha para cada indicador, divulgar para todos os envolvidos e armazená-la em local de fácil consulta.
14ª - Os indicadores devem ser estáveis e medidos com uma periodicidade pré-definida. A análise das medições deve ser feita em uma reunião específica, preferencialmente dentro de um Comitê de Governança de Dados.
15ª - Divulgue os Indicadores Estratégicos. Todo indicador tem um propósito, e este propósito deve ser divulgado para se tornar cultura entre as pessoas. Faça de seus indicadores um instrumento de disseminação da filosofia e também dos resultados da Gestão de Dados na empresa.
16ª – Se possuir verba suficiente mantenha um painel executivo para divulgar os indicadores da área. Além de a ferramenta promover a qualidade e produtividade na geração dessas informações, também servirá como instrumento para disseminar as informações dos indicadores para todos os envolvidos.
17ª – A dica mais importante! Os indicadores utilizados em outras organizações podem não ser os mais indicados para serem aplicados em sua empresa. Dada esta premissa, não apresento nesta coluna uma relação de indicadores.
Conclusão
Ao longo dos últimos anos, através dos trabalhos desenvolvidos em consultoria e também como integrante da DAMA Brasil, tive o privilégio de acompanhar implantações de áreas de Gestão de Dados em empresas de diversos segmentos.
Em um primeiro momento, em quase todas as empresas, a utilização de indicadores estratégicos na Gestão de Dados trouxe vários questionamentos sobre a sua efetividade. Afinal, como traduzir em números a aderência e colaboração da área de Gestão de Dados com a estratégia da empresa? Quais os benefícios ao adotar esta prática?
Posso afirmar que o desempenho da Gestão de Dados em qualquer empresa é perfeitamente mensurável e, os benefícios com a adoção desta prática são inúmeros. O cenário do gerenciamento dos dados passa a ser conhecido e não há mais espaços para decisões sem fundamentação numérica. Contudo, para isto ser uma realidade, é extremamente necessário que os indicadores estejam alinhados integralmente com a estratégia da empresa e sua implantação feita com o apoio de profissionais capacitados para este tipo de serviço.
Até a próxima!
Sobre o autor:
Bergson Lopes Rego é Diretor de Estudos Técnicos da DAMA Brasil e CEO da BLR DATA, empresa especializada em consultoria e treinamento em Gestão e Governança de Dados.
Autor do livro Gestão e Governança de Dados – Promovendo dados como ativo de valor nas empresas publicado pela editora Brasport.
Conduziu diversos projetos ligados a área de Gestão de Dados em empresas de grande porte nos segmentos: Financeiro, Seguros, Óleo e Gás, Governo, Construção Civil e Indústria.
